خانه > ایونت و تشریفات > چک لیست برگزاری ایونت و رویداد

چک لیست برگزاری ایونت و رویداد

چک لیست برگزاری ایونت

چک لیست برگزاری ایونت موفق

قبل از اینکه بریم سراغ چک لیست برگزاری ایونت ، در ابتدا نیازه که بدونین ایونت یعنی چی ؟ برای اینکه مقاله رو خیلی طولانی نکنیم توضیح ایونت رو براتون در اینجا بصورت جداگانه شرح دادیم .

برگزاری یک ایونت موفق نیازمند برنامه ریزی دقیق و اجرای هماهنگ مراحل مختلف است. این چک لیست به شما کمک می کند تا تمام جزئیات مهم را در طول فرایند برگزاری ایونت به خاطر بسپارید و هیچ چیز را از قلم نیندازید.

1- تعیین اهداف و موضوع ایونت

اولین مورد چک لیست برگزاری ایونت تعیین اهداف و موضوع ایونت مورد نظرتون هستش که شامل 3 مرحله میشه.

  • مرحله اول، تعیین هدف اصلی برگزاری ایونت مانند افزایش آگاهی، ارائه محصولات جدید، جذب مشتریان جدید یا تقویت ارتباطات با مشتریان میباشد.
  • تعریف اهداف ثانویه و قابل اندازه گیری مانند تعداد بازدیدکنندگان، میزان فروش، ارتباطات برقرار شده و رضایت شرکت کنندگان
  • انتخاب موضوع مناسب برای ایونت که با اهداف تعریف شده همخوانی داشته باشد و توجه مخاطبان هدف را به خود جلب کند
چک لیست برگزاری رویداد
آیتم های برگزاری ایونت

2- برنامه ریزی زمانی و مکانی برای رویداد

دومین آیتم از چک لیست برگزاری ایونت اینه که یک برنامه ریزی زمانی و مکانی درست با توجه به هدفی که در مرحله قبل انتخاب کردیم ، برای ایونت موردنظرمون داشته باشیم.

تعیین زمان برگزاری ایونت

انتخاب تاریخ و ساعت برگزاری ایونت با توجه به مناسبت های فصلی و رویداد های مکمل. در نظر گرفتن تقویم رویدادهای موازی برای جلوگیری از تداخل

انتخاب محل برگزاری ایونت

بررسی مکان های مناسب از نظر ظرفیت، دسترسی و تجهیزات موردنیاز. توجه به امکانات جانبی مانند پارکینگ، اقامتگاه و رستوران در نزدیکی محل برگزاری

برنامه زمان بندی مناسب

تنظیم یک زمان بندی دقیق برای تمام برنامه های ایونت از آغاز تا پایان رویداد . اطمینان از هماهنگ بودن برنامه با مهمانان ، سخنرانان ، خدمات اجرایی ایونت

برای دسترسی به محل های مناسب برگزاری ایونت میتونین از این لینک استفاده کنین.

3- تهیه بودجه و تامین منابع مالی

سومین مورد از چک لیست برگزاری ایونت که معظل اصلی برخی شرکت ها هم هست، تهیه بودجه و تامین منابع مالی مورد نیاز برگزاری رویداد می باشد. در زیر چند راهنمایی در خصوص این قضیه براتون ذکر کردیم.

پیدا کردن اسپانسر برای ایونت

برای تامین کسری بودجه، یکی از روش های متداول موجود پیدا کردن یک اسپانسر برای ایونت موردنظرتون هستش.

بررسی منابع مالی موجود

مشخص کنید که چه منابع مالی در دسترس است، مانند بودجه سازمان، اسپانسرها و فروش بلیط

تعیین بودجه موردنیاز

برآورد هزینه های مختلف مانند اجاره مکان، تجهیزات، پرسنل و تبلیغات برای ایونت را انجام دهید.

چک لیست برگزاری ایونت

4- تشکیل تیم برگزاری و تقسیم وظایف

چهارمین آیتم از چک لیست برگزاری ایونت که جزو مهم ترین بخش هاست زیراکه باید با دقت کامل این تیم هارا انتخاب کنین تا یک ایونت با کیفیت فنی مناسب رو داشته باشید.

تیم تولید محتوای ایونت

تیم تولید محتوا

مسئول طراحی و تولید برنامه های اجرایی، سخنرانی ها، کارگاه ها و سایر محتواهای ایونت

برگزاری رویداد

تیم لجستیک

مسئول تهیه و چیدمان تمام تجهیزات و لوازم مورد نیاز برای برگزاری موفق ایونت

برگزاری ایونت

تیم بازاریابی

مسئول طراحی استراتژی های تبلیغاتی و بازاریابی برای جذب بیشترین تعداد شرکت کنندگان

تیم برگزارکننده ایونت

تیم اجرایی ایونت

مسئول هماهنگی و نظارت بر تمام جنبه های برگزاری ایونت، از برنامه ریزی تا اجرا

5- تبلیغات و بازاریابی ایونت

نقش تبلیغات و بازاریابی در برگزاری موفق ایونت بسیار حائز اهمیت است. پنجمین چک لیست برگزاری ایونت مربوط به این موضوع می باشد. با استفاده از کانال های دیجیتال و شبکه های مجازی ،می توان به جذب مخاطبان هدف و افزایش شرکت کنندگان در ایونت کمک کرد.

مدیران باید برای تبلیغات و بازاریابی ایونت برنامه ریزی مناسبی داشته باشند. شناسایی مخاطبان هدف، انتخاب کانال های تبلیغاتی مناسب و طراحی محتوای جذاب و هماهنگ با برند ایونت از جمله این موارد است.

برگزارکننده ایونت

6- طراحی محتوا و برنامه اجرایی

محتوای دیجیتال

تهیه محتوای دیجیتال همچون وبسایت ، پادکست و محتوای ویدئویی برای قبل، حین و پس از ایونت

طراحی بصری

ایجاد طراحی بصری جذاب و هماهنگ با لوگو، بنرها، اسلایدها و دیگر عناصر بصری ایونت

برنامه زمان بندی

تنظیم یک برنامه زمان بندی دقیق و انعطاف پذیر که شامل فرصت های استراحت و پذیرایی مناسب باشد

محتوای برنامه

طراحی یک برنامه جذاب و متنوع با حضور سخنرانان، کارگاه های آموزشی و فرصت های تعاملی برای شرکت کنندگان

7- آماده سازی لوازم و تجهیزات موردنیاز رویداد

چک لیست تجهیزات

تهیه لیست کامل لوازم و تجهیرات مورد نیاز برای برگزاری ایونت، از میکروفن و بلندگو گرفته تا میز و صندلی. مرور دقیق این چک لیست اطمینان می دهد که هیچ چیز مهمی جا نماند

حمل و نقل تجهیزات

برنامه ریزی دقیق برای حمل و نقل ایمن و بموقع تجهیزات به محل برگزاری ایونت. اطمینان از وسایل حمل مناسب و در صورت نیاز، ترتیب دادن نیروی کارگری کافی برای تسریع در امور حمل و نقل

نصب و آماده سازی

تدارک زمان کافی برای نصب و آماده سازی کامل محل برگزاری ایونت. بررسی اینکه همه لوازم و تجهیزات به درستی در محل خود قرار گرفته و آماده استفاده هستند

تست و بررسی

اطمینان از کارکرد صحیح همه تجهیزات قبل از شروع ایونت. انجام تست های لازم و رفع هرگونه مشکل احتمالی که ممکن است در حین اجرای ایونت به آن بر بخورید.

9- ارزیابی و بازخورد ایونت

آخرین مورد از چک لیست برگزاری ایونت ، ارزیابی و بازخورد ایونت برگزار شده است . مرحله پس از برگزاری رویداد یا ایونت، مهم است که ارزیابی دقیقی از موفقیت آن انجام شود. این ارزیابی شامل بررسی بازخورد از سوی شرکت کنندگان، میزبانان، سخنرانان و سایر ذینفعان است.

تحلیل این بازخوردها می تواند به شناسایی نقاط قوت و ضعف رویداد کمک کند و برای برگزاری ایونت های آتی راهنمایی باشد.

علاوه بر نظرسنجی از مهمانان، ارزیابی هزینه ها و درآمدهای ایونت نیز مهم است. میزان تطابق با بودجه پیش بینی شده و نحوه مدیریت منابع مالی باید مورد بررسی قرار گیرد. این اطلاعات به برنامه ریزی آتی کمک خواهد کرد.

یارندی ایونت | برگزارکننده صفر تا صد انواع رویدادها

ارزیابی ایونت

آخرین مطالب

دپارتمان ها

خدمات

  1. 1c79ae8b24c8cb14410bc2f7202312e6?s=65&d=mm&r=g

    زهرا

    04/05/2024

    سلام . چطوری میتونم باهاتون در رابطه با ایونت لباس مشورت کنم؟

    1. 287a6192c06fe7c15835801434484a43?s=65&d=mm&r=g

      eventAdmin

      05/05/2024

      میتونید با کارشناسان فنی ما از طریق شماره های درج شده در انتهای صفحه تماس حالص کنید . 09191001007 09129008011

  2. 4f0129a712476b010490c8df77dcbea7?s=65&d=mm&r=g

    parsa radfar

    04/05/2024

    فوق العاده بود ممنون از شما

    1. 287a6192c06fe7c15835801434484a43?s=65&d=mm&r=g

      eventAdmin

      05/05/2024

      🙋‍♂️

  3. a76a148fffee8b3fcaf7d9ec30ffe5f0?s=65&d=mm&r=g

    ناصر

    04/05/2024

    مهم تر از خود ایونت خوب برگزار شدنشه به نکته های مهم و جالبی اشاره کردید

    1. 287a6192c06fe7c15835801434484a43?s=65&d=mm&r=g

      eventAdmin

      05/05/2024

      دقیقا . خوشحالم که کاربردی بود براتون

ارسال دیدگاه

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.