مرحله اول: تعیین هدف رویداد
اولین سؤال قبل از هر اقدامی این نیست که رویداد را کجا برگزار کنیم.
اولین سؤال این است:
«دقیقاً چرا میخواهیم این رویداد را برگزار کنیم؟»
در پروژههای حرفهای، تمام تصمیمات بعدی از پاسخ همین سؤال شکل میگیرند.
اهداف متداول رویدادها
- رونمایی از محصول جدید
- افزایش آگاهی از برند
- جذب سرمایهگذار
- توسعه ارتباطات تجاری
- آموزش کارکنان
- شبکهسازی حرفهای
- ایجاد انگیزه در تیم
- جذب مشتریان بالقوه
تا زمانی که هدف مشخص نباشد، انتخاب مکان، بودجه، برنامه اجرایی و حتی نوع پذیرایی نیز نمیتواند بهدرستی انجام شود.
مرحله دوم: تعریف شاخصهای موفقیت (KPI)
یکی از بزرگترین اشتباهات برگزارکنندگان تازهکار این است که موفقیت رویداد را صرفاً با تعداد مهمانان میسنجند.
در حالی که هر رویداد باید شاخصهای مشخصی داشته باشد.
مثلاً:
- تعداد لیدهای فروش
- تعداد جلسات B2B
- میزان تعامل مخاطبان
- تعداد محتوای تولیدشده در شبکههای اجتماعی
- تعداد سرمایهگذاران علاقهمند
- نرخ رضایت مهمانان
اگر KPI نداشته باشید، پس از پایان رویداد نمیتوانید تشخیص دهید که موفق بودهاید یا خیر.
مرحله سوم: شناسایی مخاطبان رویداد
پیش از رزرو سالن باید بدانید چه کسانی قرار است در رویداد حضور داشته باشند.
مشخص کنید:
- مدیران ارشد؟
- مشتریان بالقوه؟
- خبرنگاران؟
- سرمایهگذاران؟
- اینفلوئنسرها؟
- کارکنان سازمان؟
هر گروه نیازها و انتظارات متفاوتی دارد و همین موضوع بر طراحی کل رویداد تأثیر میگذارد.
مرحله چهارم: بودجهبندی حرفهای
در تجربه بسیاری از رویدادهای سازمانی، هزینههای پیشبینینشده یکی از مهمترین دلایل افزایش بودجه هستند.
به همین دلیل بهتر است بودجه به چند بخش تقسیم شود:
- اجاره مکان
- تجهیزات صوتی و تصویری
- پذیرایی
- دکوراسیون
- نیروی انسانی
- عکاسی و فیلمبرداری
- تبلیغات
- هزینههای اضطراری
پیشنهاد میشود حداقل 10 تا 15 درصد بودجه برای هزینههای پیشبینینشده در نظر گرفته شود.
مرحله پنجم: انتخاب مکان مناسب
محل برگزاری رویداد باید بر اساس هدف رویداد انتخاب شود، نه صرفاً زیبایی ظاهری.
در انتخاب محل به موارد زیر توجه کنید:
- ظرفیت واقعی
- دسترسی مهمانان
- پارکینگ
- اینترنت پایدار
- امکانات صوتی و تصویری
- فضاهای شبکهسازی
- امکانات VIP
مرحله ششم: برنامهریزی روز اجرا
در رویدادهای حرفهای، برای هر دقیقه از برنامه سناریوی مشخصی وجود دارد.
نمونه برنامه اجرایی:
- ورود مهمانان
- پذیرایی اولیه
- افتتاحیه
- سخنرانیها
- استراحت
- پنل تخصصی
- شبکهسازی
- پذیرایی نهایی
- اختتامیه
هر بخش باید دارای مسئول مشخص و زمانبندی دقیق باشد.
مرحله هفتم: چک لیست نهایی 24 ساعت قبل از رویداد
- تست کامل سیستم صوتی
- تست TV Wall
- بررسی نورپردازی
- بررسی لیست مهمانان
- آماده بودن کارتهای ورود
- هماهنگی تیم پذیرش
- هماهنگی تیم عکاسی
- هماهنگی تیم فیلمبرداری
- بررسی برنامه سخنرانان
- آماده بودن فایلهای ارائه
- تست اینترنت
- بررسی مسیر ورود VIP
- آماده بودن پذیرایی و کترینگ
- بررسی تجهیزات اضطراری
مرحله هشتم: ارزیابی پس از رویداد
کار حرفهای پس از پایان مراسم تمام نمیشود.
در بسیاری از پروژههای موفق، ارزشمندترین دادهها پس از رویداد جمعآوری میشوند.
مواردی که باید بررسی شوند:
- میزان تحقق KPIها
- نظرسنجی مهمانان
- کیفیت اجرای تیمها
- عملکرد تأمینکنندگان
- میزان پوشش رسانهای
- فرصتهای فروش ایجاد شده
- گزارش نهایی رویداد
این اطلاعات پایه تصمیمگیری برای رویدادهای آینده خواهند بود.
جمعبندی
یک رویداد موفق نتیجه صدها تصمیم کوچک است که پیش از روز اجرا گرفته میشوند.
استفاده از یک چک لیست حرفهای به برگزارکنندگان کمک میکند تا هیچ مرحله مهمی را فراموش نکنند و تجربهای منظم، حرفهای و قابلاعتماد برای مهمانان خلق کنند.
مهم نیست رویداد شما یک جلسه جذب سرمایهگذار باشد یا یک رونمایی محصول؛ اصول برنامهریزی و کنترل جزئیات در همه آنها یکسان است.
